Perkembangan teknologi kini mendorong masyarakat untuk berinovasi dalam berbagai bidang. Dalam bidang administrasi, penggunaan tanda tangan biasa atau tanda tangan basah kini mulai beralih ke tanda tangan digital (digital signature).

Digital signature memiliki peran penting dalam inovasi administrasi terutama dalam hal keamanan data dan identitas pengguna. Lalu apa itu digital signature? Mengapa digital signature penting dan bagaimana cara kerjanya? Simak artikel berikut ini untuk mengetahui lebih lanjut!

Apakah yang Dimaksud dengan Digital Signature?

Digital signature adalah teknologi yang digunakan untuk memvalidasi keaslian dan integritas dokumen digital, pesan, atau software. Teknologi ini merupakan versi digital dari tanda tangan basah atau stempel dengan keamanan yang lebih tinggi.

Tanda tangan digital bertujuan untuk mengatasi masalah gangguan atau peniruan dalam komunikasi digital. Oleh karena itu, penggunaan teknologi dalam administrasi seperti digital signature, PDF, dan bentuk dokumen digital lainnya menjadi kunci keamanan administrasi era modern.

Digital signature dapat menyediakan bukti-bukti tentang asal, identitas, serta status dokumen elektronik, transaksi, atau pesan digital. Pihak penandatangan dapat menggunakan tanda tangan digital untuk menyatakan persetujuan (consent).

Perbedaan antara digital signature dan electronic signature terletak pada tingkat keamanan dan proses autentikasinya. Tanda tangan elektronik hanya merekam tindakan penandatanganan ke dalam dokumen, sementara tanda tangan digital menggunakan sertifikat digital untuk mengautentikasi penandatangan.

Berdasarkan pengertian dan perbedaan tersebut, digital signature merupakan salah satu jenis electronic signature. Akan tetapi, tidak semua electronic signature dapat dikatakan sebagai digital signature.

Mengapa Digital Signature itu Penting?

Pengembangan dan penggunaan digital signature kini menjadi penting karena beberapa faktor keamanan di tengah kemajuan teknologi digital yang pesat.

Faktor-faktor pendorong tersebut umumnya berasal dari isu keamanan dokumen digital, identitas pengguna, hingga manfaat efisiensi yang ditawarkan.

Salah satu faktor pentingnya tanda tangan digital adalah memastikan bahwa dokumen digital atau data yang dikirimkan berasal dari sumber yang benar dan tidak mengalami perubahan selama proses transmisi.

Masalah-masalah keamanan yang muncul perihal dokumen digital ini umumnya adalah pemalsuan dan perubahan yang tidak sah pada dokumen.

Digital signature dapat digunakan untuk mengatasi masalah pemalsuan dengan memverifikasi keaslian tanda tangan digital.

Selain itu, digital signature juga dapat mencegah perubahan pada proses transmisi dengan teknologi enkripsi yang melibatkan kunci privat (private key).

Keamanan perihal data dan pemalsuan ini juga sangat esensial dalam konteks transaksi keuangan. Digital signature dapat mengamankan proses pembayaran, transfer dana, dan pertukaran informasi keuangan lainnya.

Bagaimana Cara Kerja Digital Signature?

Digital signature bekerja dengan teknologi public key cryptography atau asymmetric cryptography. Public key algorithm digunakan untuk memproduksi dua kunci yang saling terkait secara matematis, satu kunci privat dan satu kunci publik.

Tanda tangan digital menggunakan dua kriptografi kunci publik yang saling melakukan autentikasi. Pihak penandatangan menggunakan kunci pribadi untuk melakukan enkripsi data terkait tanda tangan. Kemudian tanda tangan tersebut didekripsi dengan kunci publik milik penandatangan.

Masalah dalam autentikasi digital bisa dideteksi apabila penerima dokumen tidak dapat membuka dokumen dengan kunci publik penandatangan.

Public key certificate atau disebut juga digital certificate juga digunakan untuk memverifikasi bahwa kunci publik tersebut adalah milik penerbitnya.

Sertifikat digital berisi beberapa informasi sepert kunci publik, informasi pemilik, tanggal kedaluwarsa, dan tanda tangan digital dari penerbit sertifikat. Sertifikat digital biasanya diterbitkan oleh certificate authority (CA) yang merupakan pihak ketiga.

Apakah Tanda Tangan Digital Sah Secara Hukum?

Saat ini banyak negara yang mengakui keabsahan hukum dalam penggunaan digital signature, Indonesia salah satunya. Dalam Peraturan Pemerintah Nomor 82 Tahun 2012 Pasal 5 ayat (1) dinyatakan bahwa tanda tangan digital menjadi alat bukti yang sah di mata hukum Indonesia.

Landasan dan definisi dari tanda tangan digital menurut undang-undang terdapat dalam UU Nomor 11 Tahun 2008 Pasal 1 ayat (12). UU tersebut mendefinisikan tanda tangan digital sebagai tanda tangan yang terdiri dari informasi elektronik yang dilekatkan dan sudah terasosiasi dengan informasi elektronik lainnya sebagai alat autentikasi dan verifikasi.

Berdasarkan PP Nomor 82 Tahun 2012 Pasal 52 ayat (2), tanda tangan digital merupakan bentuk persetujuan antara penandatangan atas dokumen/informasi elektronik dalam transaksi elektronik.

Terdapat pembagian jenis tanda tangan digital berdasarkan Pasal 52 Ayat (1) dalam Peraturan Pemerintah tersebut, yaitu tanda tangan digital tersertifikasi dan tanda tangan digital tidak tersertifikasi.

Tanda tangan tersertifikasi dibuat melalui jasa Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) yang dibuktikan dengan sertifikat elektronik. Sebaliknya, tanda tangan tidak tersertifikasi dibuat tanpa jasa PSrE dan tanpa menggunakan sertifikat.

Apa Saja Manfaat Digital Signature untuk Perusahaan?

Penerapan digital signature dalam proses administrasi dan bisnis dapat membawa banyak keuntungan untuk perusahaan mulai dari keamanan hingga efisiensi.

Selain itu, dengan menggunakan teknologi tanda tangan digital, perusahaan dapat mengoptimalkan transformasi digital dalam rangka meningkatkan inovasi layanan atau produk. Berikut ini adalah beberapa manfaat lainnya yang bisa didapatkan oleh perusahaan:

Keamanan Tinggi

Seperti yang telah disinggung sebelumnya, tanda tangan digital memiliki kelebihan dalam memastikan keamanan serta integritas dokumen. Tanda tangan digital dapat memverifikasi identitas pengirim, mengautentikasi, dan memastikan integritas dokumen.

Perusahaan dapat meningkatkan keamanan administrasi dan mengurangi risiko pemalsuan, manipulasi, atau penipuan data. Hal ini akan sangat bermanfaat karena keamanan merupakan hal penting dalam lingkungan bisnis dengan kerahasiaan dan integritas informasi menjadi prioritas utama.

Efisiensi Proses Administrasi

Sama seperti proses digitalisasi pada umumnya, tanda tangan digital juga dapat meningkatkan efisiensi proses administrasi dan bisnis, baik dari segi waktu maupun biaya.

Penggunaan tanda tangan digital dapat mengurangi penggunaan dokumen fisik, tanda tangan basah, atau pengiriman lewat pos. Perusahaan dapat menghemat waktu dalam proses administrasi dan menghemat biaya terkait pencetakan, pengiriman, dan pengelolaan dokumen fisik.

Fitur Timestamping

Tanda tangan digital memiliki fitur timestamping yaitu pencatatan waktu tanda tangan yang jelas untuk setiap transaksi atau dokumen. Fitur ini sangat penting untuk perusahaan untuk bisa melakukan proses audit yang terstruktur.

Dalam konteks hukum dan persyaratan, fitur timestamping juga bermanfaat untuk menyediakan kronologi peristiwa seperti kapan suatu transaksi atau dokumen dibuat atau diubah.

Ramah Lingkungan

Manfaat tanda tangan digital tidak hanya dirasakan dari aspek administrasi atau bisnis, tetapi juga dari aspek lingkungan. Penggunaan tanda tangan digital yang dapat mengurangi penggunaan kertas dan pencetakan akan berdampak positif terhadap lingkungan.

Berkurangnya penggunaan kertas, pencetakan, serta pengiriman fisik dapat mengurangi jejak karbon. Digitalisasi administrasi dengan tanda tangan digital juga dapat menciptakan lingkungan kerja dan praktik bisnis yang lebih ramah lingkungan dan berkelanjutan.

Kemampuan Traceability

Traceability adalah kemampuan untuk melacak informasi yang dibutuhkan. Dalam konteks tanda tangan digital, fitur-fitur seperti Geo-tagging dan alamat IP dapat memberikan informasi lokasi dan waktu terjadinya proses tanda tangan.

Kemampuan tersebut dapat menguntungkan perusahaan dalam melakukan proses audit. Proses audit yang tepat dan akurat dapat mengurangi potensi kesalahan secara signifikan.

Mengingat pentingnya mengimplementasikan tanda tangan digital di era digital, perusahaan harus memilih penyedia layanan tanda tangan digital yang terpercaya.

Phintraco Ekasarana merupakan perusahaan ICT yang telah teruji dalam menyediakan berbagai solusi teknologi, salah satunya adalah digital signature. Phintraco Ekasarana dapat menjadi partner perusahaan Anda untuk mengimplementasikan solusi digital signature sebagai bagian dari electronic signature.

Hubungi email marketing@phintraco.com untuk mengetahui lebih lanjut tentang solusi digital signature dari Phintraco Ekasarana.

Editor: Cardila Ladini