Teknologi informasi kini tidak hanya menjadi sekadar fasilitas pendukung lagi dalam bisnis, tetapi juga menjadi kunci utama dalam kelancaran operasional sekaligus inovasi. Hal ini mencakup berbagai aspek, mulai dari sistem komunikasi tim secara global, infrastruktur data, hingga platform digital yang digunakan oleh pelanggan di seluruh dunia. Akan tetapi, pengelolaan IT secara internal kerap menjadi tantangan yang kompleks bagi perusahaan. Infrastruktur yang semakin kompleks, kebutuhan yang semakin spesifik, serta biaya operasional yang tinggi membuat perusahaan menjadi terhambat dalam mencapai tujuan bisnis utama mereka. Oleh karena itu, IT managed service merupakan solusi strategis untuk menghadapi tantangan tersebut.

Managed service dapat menawarkan solusi yang efektif untuk membantu perusahaan mengelola IT mereka. Layanan ini merupakan outsourcing yang memungkinkan perusahaan untuk menyerahkan pengelolaan sebagian atau seluruh fungsi IT mereka kepada penyedia layanan pihak ketiga. Pendekatan ini membuat perusahaan dapat mendapatkan keahlian khusus, teknologi terbaru, hingga praktik terbaik yang ditawarkan oleh penyedia layanan, sekaligus tetap fokus pada pengembangan bisnis inti mereka. Artikel ini akan membahas managed service di bidang IT secara menyeluruh mulai dari definisinya, perbedaannya dengan staff augmentation, manfaatnya untuk perusahaan, hingga cara memilih provider yang tepat. Simak artikel berikut ini untuk mengetahui informasi selengkapnya!

Apa yang Dimaksud dengan IT Managed Service?

IT managed services adalah praktik outsourcing proaktif untuk fungsi IT tertentu atau keseluruhan infrastruktur IT kepada penyedia layanan pihak ketiga, yang disebut juga sebagai Managed Service Provider (MSP). Pendekatan proaktif di sini merupakan kebalikan dari pendekatan tradisional yang bersifat “break-fix” atau memperbaiki masalah setelah terjadi, melainkan fokus pada pemantauan, pengelolaan, dan pemeliharaan infrastruktur IT secara berkelanjutan. Umumnya kerja sama dengan MSP ini bersifat jangka panjang dan strategis.

Cakupan layanan dari MSP sangat luas dan bergantung pada kebutuhan spesifik yang dimiliki setiap perusahaan. Beberapa layanan yang umum ditawarkan oleh MSP kepada perusahaan adalah manajemen jaringan, keamanan siber (cybersecurity), layanan cloud, help desk & technical support, data backup & recovery, serta manajemen server & infrastructure. 

IT Managed Services vs Staff Augmentation, Apa Perbedaannya?

Terdapat dua model dalam IT outsourcing, yaitu managed service dan staff augmentation. Keduanya sama-sama menggunakan sumber daya eksternal, tetapi keduanya juga memiliki perbedaan fundamental dalam aspek pendekatan, tanggung jawab, serta cakupan layanan yang ditawarkan.

Dalam managed service, MSP mendapatkan tanggung jawab pengelolaan IT perusahaan secara penuh, termasuk atas kinerja dan hasil layanan. MSP mengelola IT perusahaan secara proaktif. Sementara itu, staff augmentation hanya memberikan staff tambahan untuk sumber daya yang bisa membantu tim internal, tanggung jawab dan kendali pengelolaan IT tetap ada di perusahaan.

Keahlian tim yang disediakan managed service umumnya mencakup berbagai bidang IT, sementara keahlian staf dari staff augmentation bergantung pada kebutuhan umum atau spesifik perusahaan sesuai dengan kerangka kerja. Selain itu, dari segi jangka waktu, managed service lebih fokus pada kemitraan jangka panjang, sementara staff augmentation bergantung pada kebutuhan proyek.

Apa Saja Manfaat IT Managed Service untuk Perusahaan?

Menggunakan layanan pengelolaan IT dapat membawa sejumlah manfaat bagi perusahaan dalam menjaga keberlangsungan bisnis dan memastikan perkembangannya. Berikut ini adalah beberapa manfaat tersebut:

Penghematan Biaya Operasional

Salah satu keuntungan yang membuat banyak perusahaan tertarik untuk menggunakan layanan pengelolaan IT adalah kemungkinan penghematan biaya operasional yang signifikan. Dengan bekerja sama dengan MSP, perusahaan dapat menghemat investasi besar untuk membangun dan memelihara infrastruktur IT internal, baik dari segi perangkat maupun dari biaya perekrutan sumber daya manusia.

Peningkatan Efisiensi dan Produktivitas

Tim internal perusahaan dapat lebih fokus pada kegiatan bisnis inti dan tugas yang lebih krusial lainnya. Ini dapat diwujudkan karena operasional IT sudah dipercayakan kepada MSP. Hal ini dapat mengotomatiskan banyak proses yang tadinya dilakukan secara manual, sehingga meningkatkan efisiensi dan produktivitas.

Akses ke Teknologi dan Tenaga Ahli

Perusahaan juga dapat mendapatkan akses ke tenaga ahli serta teknologi-teknologi canggih dan terbaru yang mungkin sulit atau mahal untuk didapatkan secara internal. Akses ini sangat menguntungkan bagi perusahaan-perusahaan kecil dan menengah.

Peningkatan Skalabilitas dan Fleksibilitas

Kerja sama dengan MSP dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis yang terus berkembang dan berubah seiring dengan waktu. Oleh karena itu, model ini dapat meningkatkan skalabilitas dan fleksibilitas bagi perusahaan, sekaligus membantu perkembangan dan adaptasi bisnis mereka.

Bagaimana Cara Memilih IT Service Provider yang Tepat?

Memilih MSP yang tepat untuk mengelola It perusahaan memerlukan berbagai pertimbangan penting agar prosesnya bisa berjalan secara optimal. Berikut ini adalah beberapa pertimbangan yang harus diperhatikan sebelum memilih MSP:

Identifikasi Kebutuhan Bisnis

Langkah pertama adalah mengidentifikasi kebutuhan bisnis Anda. Area mana dari fungsi IT yang butuh dikelola atau ditingkatkan melalui managed service. Tentukan juga tujuan bisnis apa yang ingin dicapai dengan menggunakan layanan tersebut.

Evaluasi Rekam Jejak Provider

Lakukan riset dan evaluasi terhadap pengalaman dan rekam jejak provider dalam industri dan bisnis yang serupa. Pastikan juga MSP memiliki sertifikasi dan kemitraan teknologi yang menunjukkan tingkat keahlian dan standar yang dimiliki.

Pertimbangkan Portofolio Layanan dan Skalabilitas

MSP biasanya akan menawarkan portofolio layanan kepada perusahaan. Pastikan portofolio tersebut sudah sesuai dengan kebutuhan bisnis di saat ini dan di masa yang akan datang. Hal ini penting untuk memastikan MSP dapat terus mendukung kebutuhan IT perusahaan seiring bisnis yang berkembang.

Periksa Standar Keamanan dan Kepatuhan

Keamanan siber juga dapat menjadi aspek yang harus diperhatikan dalam memilih MSP. MSP harus memiliki protokol keamanan, kebijakan privasi data, serta langkah perlindungan data yang diambil.

Periksa Service Level Agreement (SLA)

SLA atau Service Level Agreement merupakan dokumen yang berisi cakupan layanan, metrik kinerja, serta jaminan tingkat layanan yang disetujui oleh pihak perusahaan dan penyedia. Pastikan SLA sudah sesuai dengan ekspektasi dan kebutuhan bisnis.

Percayakan Operasional IT Anda pada Tim Ahli dari MBPS!

MitraComm, melalui MitraComm Business Process Services, dapat menjadi partner terpercaya untuk mengelola segala kebutuhan dan fungsi IT di perusahaan Anda. MBPS memiliki tim ahli yang bersertifikat dalam mengelola, memantau, dan memelihara infrastruktur serta keamanan IT.

Layanan dari MBPS juga dapat menyesuaikan dengan kebutuhan spesifik dan anggaran perusahaan Anda. Dengan begitu, Anda dapat menghemat biaya operasional, meningkatkan efisiensi, serta keamanan siber lewat kerja sama dengan MitraComm.

Hubungi email marketing@phintraco.com untuk mengetahui lebih lanjut bagaimana MitraComm dapat membantu memenuhi kebutuhan IT bisnis Anda!

Editor: Irnadia Fardila