Salah satu aspek penting dalam strategi bisnis perusahaan adalah manajemen sumber daya manusia atau manajemen HR. Manajemen HR berperan penting dalam memastikan kegiatan operasional dan struktur internal perusahaan berjalan dengan baik. Oleh karena itu, setiap perusahaan berusaha untuk menemukan solusi efektif untuk mengelola segala kebutuhan sumber daya manusia dengan lebih optimal, salah satu solusi tersebut adalah HRIS.

Human Resource Information System atau HRIS adalah teknologi yang menjadi solusi utama bagi HR untuk bisa mengoptimalkan kebutuhan manajemen sumber daya manusia dan segala keperluan terkait karyawan di perusahaan. Artikel ini akan membahas HR Information System secara lengkap mulai dari definisi, kegunaan, fitur-fitur yang wajib dimiliki, hingga mengapa perusahaan perlu menggunakan HRIS. Simak artikel berikut ini untuk mengetahui informasi selengkapnya!

Apa yang Dimaksud dengan HRIS?

HRIS atau Human Resource Information System adalah sebuah sistem informasi yang diciptakan secara khusus untuk mengelola dan mengoptimalkan kebutuhan manajemen HR. Sistem informasi ini berperan sebagai pusat data karyawan dan penunjang proses HR dalam perusahaan. Selain memantau dan mengelola data karyawan, HR Information System juga digunakan untuk membantu pengambilan keputusan yang lebih cepat dan akurat.

Sistem ini juga digunakan untuk penginputan, penyimpanan serta manipulasi data karyawan. Dalam konteks manajemen HR, HR Information System merupakan solusi yang efisien dan responsif. HR dapat mengotomatisasikan berbagai aspek dalam pengelolaan sumber daya manusia di perusahaan. Mulai dari manajemen data, rekrutmen, monitoring kinerja, manajemen gaji, dan lain sebagainya. Oleh karena itu, penggunaan sistem ini dapat membantu perusahaan dalam meningkatkan efisiensi dalam mengelola sumber daya manusia.

Dalam penerapannya, sistem ini dapat berupa sebuah aplikasi HRIS atau sistem yang berbasis cloud. Sistem dengan cloud dapat memberikan kelebihan berupa penyimpanan data yang lebih luas, lebih aman, serta dapat diintegrasikan dengan lebih baik bersama aplikasi HR lainnya.

Apa Kegunaan HRIS?

Sistem informasi HR memiliki banyak tujuan dan kegunaan. Salah satu kegunaan utama dalam penggunaan HR Information System adalah untuk mengenal SDM lebih dalam. Hal ini dapat dilakukan dengan menggunakan sistem untuk mengumpulkan dan menganalisis data karyawan secara efektif. Data-data tersebut kemudian dapat membantu perusahaan untuk mengenal karyawan dengan lebih baik mulai dari profil, kebutuhan pelatihan, grafik kinerja, hingga potensi karir.

Selain itu, sistem informasi HR ini juga dapat digunakan untuk mennatisipasi kebutuhan SDM di masa yang akan datang. Hal ini meliputi berbagai tahapan mulai dari seleksi, perekrutan, pelatihan, hingga pengembangan sumber daya manusia. Semua proses tersebut dapat direncanakan dan dikelola dengan HR Information System ini.

Penggunaan sistem informasi dalam pengelolaan SDM juga bertujuan untuk mengatasi berbagai tantangan dalam pengelolaan HR. Tantangan-tantangan seperti keterbatasan sumber daya manusia, keamanan dan privasi data karyawan, perubahan budaya perusahaan, dan lain sebagainya dapat diatasi dengan penggunaan teknologi seperti HRIS.

Fitur Apa Saja yang Wajib Dimiliki oleh Sistem HRIS?

Aplikasi HRIS umumnya memiliki fitur yang mewakili berbagai aspek dalam manajemen SDM dan proses HR. Oleh karena itu, fitur-fitur ini dapat dikatakan wajib dimiliki oleh HR Information System. Berikut ini adalah fitur-fitur tersebut:

Pengolahan Data Karyawan

Pengolahan data karyawan merupakan fitur terpenting dalam sistem informasi HR. Fitur ini dapat memungkinkan perusahaan untuk mengumpulkan dan mengelola data karyawan secara komprehensif mulai dari profil hingga riwayat karir.

Selain itu, fitur ini juga dapat memungkinkan pengelolaan pergerakan karir karyawan, termasuk promosi, mutasi, demosi, atau kontrak kerja. Aplikasi atau sistem informasi HR umumnya menampilkan fitur ini dengan dashboard yang mudah dipahami agar perusahaan dapat menemukan dan mengolah informasi secara lebih mudah dan cepat.

Pengolahan Data Operasional

Pengolahan data operasional juga merupakan salah satu fitur penting dalam HRIS, absensi dan shift menjadi beberapa aspek utamanya. Fitur ini memungkinkan perusahaan untuk mengolah data seperti absensi, kehadiran, shift, dan lembur.

HR Information System dapat digunakan untuk mengelola absensi karyawan secara online dengan sistem clock in/out real time melalui aplikasi mobile. Hal yang sama juga dapat diterapkan untuk pengelolaan shift dan lembur atau overtime.

Proses Penggajian

Fitur utama lain yang tidak kalah penting adalah integrasi dengan sistem penggajian atau payroll. Perusahaan dapat menggunakan fitur ini untuk mengelola proses penggajian karyawan mulai dari proses penghitungan gaji, tunjangan, hingga pajak.

Selain itu, fitur ini juga dapat digunakan untuk mengelola laporan terkait payroll karyawan termasuk laporan gaji, laporan pajak, dan laporan lainnya,

Mengapa Perusahaan Harus Menggunakan HRIS?

Perusahaan kini harus menggunakan HR Information System dalam pengelolaan SDM karena memiliki banyak manfaat yang nyata bagi perusahaan, khususnya pada aspek operasional HR. Berikut ini adalah beberapa alasan mengapa perusahaan harus menggunakan HRIS:

Meningkatkan Efisiensi Operasional

Penggunaan sistem informasi HR dapat meningkatkan efisiensi dengan cara mengotomatisasi proses administratif seperti absensi, penggajian, dan evaluasi karyawan. Hal ini kemudian juga dapat menghemat biaya serta waktu yang diperlukan dalam mengelola data karyawan secara manual, sehingga perusahaan dapat fokus pada kegiatan yang lebih strategis.

Meningkatkan Produktivitas

Implementasi HR Information System dapat membantu mengurangi waktu dan tenaga yang umumnya diperlukan untuk tugas administratif, sehingga perusahaan dapat mendorong karyawan untuk lebih produktif. Selain itu, manajemen SDM yang baik juga dapat menyediakan data yang akurat dan terkini untuk pengambilan keputusan.

Meningkatkan Kepuasan Karyawan

Sistem informasi HR dapat membantu meningkatkan kepuasan karyawan dengan memberikan akses mandiri untuk mengelola informasi pribadi mereka masing-masing. Selain itu, perusahaan juga dapat mengelola kebutuhan dan keinginan karyawan seperti pelatihan atau pengembanan karir.

Sederhanakan Proses HR dan Payroll Administration dengan HR Desk dari Phintraco Technology!

Pengelolaan berbagai proses HR seperti absensi, rekrutmen, hingga penggajian dapat memakan banyak waktu dan biaya. Oleh karena itu, perusahaan dapat menggunakan HR Desk sebagai solusi untuk manajemen SDM yang lebih efektif dan efisien.

Phintraco Technology merupakan perusahaan IT infrastructure yang telah berpengalaman selama lebih dari 30 tahun menyediakan solusi teknologi terbaik, salah satunya adalah HR Desk. Aplikasi HR Desk dari Phintraco Technology dapat membantu Anda untuk mengelola data karyawan, absensi, payroll, hingga kebijakan lainnya dalam satu sistem yang terpadu.

Hubungi marketing@phintraco.com untuk informasi selengkapnya mengenai HR Desk dari Phintraco Technology!

Editor: Cardila Ladini