Shadow AI kini menjadi tantangan keamanan ketika karyawan menggunakan aplikasi kecerdasan buatan tanpa persetujuan perusahaan. Praktik ini dapat membuka akses terhadap data sensitif dan informasi bisnis.

AI dapat membantu karyawan menyusun dokumen, menganalisis data, dan menyelesaikan pekerjaan lebih cepat. Namun, penggunaan aplikasi tanpa pengawasan dapat menyebabkan data keluar dari kendali perusahaan. Karena itu, perusahaan perlu mengelola penggunaan AI tanpa menghambat produktivitas. Artikel ini akan membahas shadow AI dan berbagai aspek di dalamnya secara mendalam.

Apa Itu Shadow AI dan Mengapa Penggunaannya Meningkat di Lingkungan Kerja?

Shadow AI adalah penggunaan aplikasi atau fitur AI tanpa persetujuan dan pengawasan resmi perusahaan. Contohnya termasuk penggunaan chatbot pribadi untuk pekerjaan atau asisten kode yang belum dievaluasi oleh tim IT. Penggunaannya kini meningkat karena aplikasi AI mudah diakses dan menawarkan efisiensi. Karyawan dapat merangkum dokumen, menyusun laporan, atau menganalisis informasi dalam waktu singkat. Ketika alat resmi belum tersedia, mereka mungkin mencari alternatif sendiri.

Fitur AI yang tertanam dalam aplikasi bisnis juga dapat digunakan tanpa perlu pemeriksaan khusus. Karyawan belum tentu memahami bagaimana layanan tersebut memproses dan menyimpan data. Kondisi ini membuat perusahaan kesulitan mengetahui alat yang digunakan serta informasi yang dibagikan.

Mengapa Shadow AI Berbahaya bagi Keamanan Data Perusahaan?

Risiko utamanya muncul ketika data sensitif diproses melalui layanan yang tidak berada di bawah pengawasan perusahaan. Dampaknya dapat mencakup beberapa aspek keamanan berikut. AI data leakage dapat terjadi ketika karyawan memasukkan dokumen rahasia, data pelanggan, atau kode sumber ke dalam aplikasi AI eksternal. Informasi tersebut kemudian diproses sesuai dengan kebijakan dan pengaturan layanan terkait. Perusahaan berisiko kehilangan visibilitas atas penyimpanan dan penggunaan data tersebut.

Risiko lainnya berkaitan dengan privasi dan kepatuhan. Informasi pribadi yang dibagikan tanpa prosedur yang tepat dapat melanggar kebijakan internal atau kewajiban perlindungan data. Aplikasi yang belum dievaluasi juga dapat menambah jalur akses bagi pihak ketiga. Izin integrasi yang terlalu luas berpotensi mengekspos informasi dari sistem internal.

Selain itu, keluaran AI dapat memuat informasi keliru atau materi yang tidak sesuai kebijakan. Pengguna perlu memverifikasi hasil sebelum menggunakannya dalam keputusan bisnis. Sederhananya, risiko shadow AI mencakup kebocoran informasi, akses tidak sah, masalah kepatuhan, dan kerusakan reputasi.

Shadow AI vs Shadow IT, Apa Perbedaannya?

Secara definisinya, shadow IT mencakup penggunaan perangkat, aplikasi, atau layanan teknologi tanpa persetujuan perusahaan. Contohnya adalah penyimpanan dokumen pekerjaan melalui akun pribadi yang tidak dikelola tim IT.

Sementara itu, shadow AI berfokus pada penggunaan teknologi AI tanpa pengawasan. Contohnya termasuk memasukkan data perusahaan ke chatbot atau mengaktifkan fitur AI yang belum dievaluasi.

Perbedaan pentingnya terletak pada cara teknologi memproses informasi. Aplikasi AI dapat menggunakan data sebagai konteks untuk menghasilkan jawaban atau keluaran tertentu. Penanganan data bergantung pada layanan, konfigurasi, dan kebijakan penyedia.

Keduanya dapat menimbulkan masalah visibilitas dan kontrol. Oleh sebab itu, perusahaan perlu mengelola penggunaan teknologi sekaligus membatasi aliran data sensitif.

Contoh Shadow AI di Perusahaan dan Risikonya

Penggunaan AI tanpa persetujuan dapat muncul di berbagai divisi. Berikut beberapa contoh yang perlu diperhatikan perusahaan:

Penggunaan Chatbot untuk Dokumen Internal

Karyawan memasukkan kontrak atau laporan keuangan untuk diringkas. Data rahasia berisiko diproses melalui layanan yang belum disetujui.

Asisten Kode oleh Tim Pengembang

Pengembang menggunakan asisten kode eksternal untuk memperbaiki program. Kode sumber atau kredensial yang ikut terkirim dapat mengekspos informasi teknis perusahaan.

Analisis Data Pelanggan

Tim pemasaran mengunggah data pelanggan untuk membuat segmentasi. Praktik ini dapat menimbulkan risiko privasi jika data diproses tanpa kontrol memadai.

Aplikasi AI untuk Rapat

Karyawan memakai layanan transkripsi otomatis tanpa evaluasi keamanan. Transkrip dapat memuat informasi personalia, strategi bisnis, atau keputusan rahasia.

Fitur AI dalam Aplikasi Bisnis

Fitur AI tambahan mungkin memiliki izin akses atau kebijakan pemrosesan berbeda. Perusahaan perlu mengevaluasinya sebelum mengizinkan penggunaan data internal.

Bagaimana Cara Mencegah Shadow AI Tanpa Menghambat Produktivitas?

Pencegahan membutuhkan kebijakan yang jelas dan kontrol teknis yang sesuai. Perusahaan sebaiknya menyediakan alternatif AI yang aman, bukan hanya melarang penggunaannya. Berikut adalah beberapa hal yang dapat dilakukan perusahaan:

Inventarisasi Penggunaan AI

Identifikasi aplikasi, ekstensi, dan fitur AI yang digunakan karyawan. Catat tujuan penggunaan serta jenis data yang diproses agar perusahaan dapat menilai risikonya.

Tetapkan Kebijakan Penggunaan

Kelompokkan alat AI menjadi kategori disetujui, bersyarat, atau dilarang. Jelaskan batasan data yang boleh dibagikan untuk setiap kategori.

Terapkan Data Loss Prevention

Gunakan kontrol DLP untuk mendeteksi atau membatasi pemindahan informasi sensitif. Cakupannya perlu disesuaikan dengan kanal penggunaan AI dan kemampuan solusi yang diterapkan.

Sediakan Alternatif yang Aman

Berikan akses ke alat AI yang telah dievaluasi sesuai kebutuhan pekerjaan. Proses persetujuan yang sederhana dapat mengurangi dorongan menggunakan layanan pribadi.

Tingkatkan Edukasi dan Pengawasan

Latih karyawan mengenali risiko pembagian data dan memverifikasi keluaran AI. Tinjau penggunaan aplikasi secara berkala karena layanan dan fitur baru terus bermunculan. Pendekatan shadow AI security perlu menggabungkan visibilitas penggunaan, kebijakan, dan perlindungan data. Dengan begitu, perusahaan dapat mengendalikan risiko sekaligus mempertahankan manfaat AI.

Cegah Dampak dari Shadow IT dengan Solusi Data Loss Prevention dari Aplikas Servis Pesona!

Penggunaan AI tanpa pengawasan membutuhkan kontrol yang mampu melindungi data di berbagai kanal. Perusahaan perlu mengetahui informasi sensitif yang digunakan dan membatasi perpindahannya sesuai kebijakan.

Data Loss Prevention dari Aplikas Servis Pesona dapat membantu Anda menemukan, mengklasifikasikan, memantau, dan melindungi data. Solusi ini juga mendukung penerapan kebijakan perlindungan di berbagai kanal, termasuk endpoint, jaringan, cloud, web, dan email, sesuai konfigurasi produk.

Untuk informasi selengkapnya, hubungi marketing@phintraco.com sekarang!

Editor: Irnadia Fardila