Membuat konsumen merasa dihargai dan membangun hubungan baik merupakan kunci dari keberhasilan bisnis. Namun, ketatnya persaingan industri membuat perusahaan semakin sulit menciptakan kesan pertama yang baik dan berbeda. Salah satu cara efektif dan berbeda yang bisnis Anda lakukan saat ini adalah dengan menyediakan layanan welcoming call. Dalam artikel ini, kita akan menelusuri pengertian, manfaat, dan hal apa saja yang harus disertakan selama melaksanakan welcoming call.

Apa Itu Welcoming Call?

Welcome call atau welcoming call adalah layanan outbound call yang dilakukan oleh contact center perusahaan kepada konsumen baru dalam kurun waktu satu bulan pertama setelah menjadi konsumen. Layanan tersebut bertujuan untuk membuat konsumen merasa nyaman dan terbiasa dengan layanan perusahaan serta memberikan jawaban atas segala keresahan konsumen sehingga merasa dihargai dan terlibat pada bisnis. Hal ini akan membantu perusahaan membangun hubungan kuat dan meningkatkan loyalitas konsumen pada jangka panjang. Selain welcoming call, terdapat juga layanan outbound contact center lainnya seperti telecollection, telemarketing, telesales, data cleansing, dan telesurvey.

Mengapa Perusahaan Harus Menggunakan Welcome Call?

Mempererat Hubungan Konsumen

Welcome call merupakan cara efektif untuk membangun hubungan langgeng bersama konsumen baru dengan tingkat retensi tinggi. Strategi retensi ini membantu perusahaan memastikan konsumen menggunakan produk serta layanan dengan nyaman sehingga memperkuat citra positif perusahaan, Memberikan pelayanan memuaskan yang memperhatikan kebutuhan konsumen juga akan membuat konsumen tetap betah terhadap produk perusahaan sehingga dapat mendorong pertumbuhan bisnis.

Meningkatkan Loyalitas Konsumen

Welcome call memungkinan contact center perusahaan melakukan panggilan personal kepada konsumen baru untuk memberikan informasi tentang produk atau layanan yang ditawarkan. Panggilan ini membantu konsumen merasa aman serta percaya diri selama menggunakan produk dan layanan perusahaan sehingga pada akhirnya menghasilkan pengalaman konsumen lebih positif. Hubungan erat dan pengalaman positif yang dialami konsumen dapat berkontribusi besar pada meningkatkan loyalitas konsumen secara berkelanjutan.

Meningkatkan Efektivitas Operasional

Welcoming call yang dilakukan perusahaan kepada konsumen baru dapat meningkatkan efektivitas operasional contact center. Dengan secara proaktif menangani pertanyaan atau kekhawatiran konsumen pada panggilan awal, kemungkinan panggilan masuk berikutnya dari konsumen tersebut akan berkurang. Hal ini memberikan kapasitas dan waktu tambahan bagi agen contact center untuk berfokus pada tugas lain, termasuk melakukan outbound call kepada konsumen yang sudah ada.

Kesempatan Promosi Bisnis

Welcome call seringkali dimanfaatkan oleh perusahaan yang ingin mempromosikan bisnis. Selama panggilan, perusahaan mempromosikan produk atau layanan yang sekiranya belum dikenal oleh konsumen, Panggilan tersebut tidak hanya memungkinkan perusahaan meningkatkan brand awareness terhadap produk yang baru diluncurkan tetapi juga memperluas cakupan penjualan. Dalam rangka memastikan kesempatan bisnis ini berjalan optimal, penting bagi perusahaan untuk melakukan panggilan dengan cara yang profesional dan menyertakan beberapa hal krusial kepada konsumen.

Apa yang Harus Disertakan Dalam Welcoming Call?

Rasa Terima Kasih

Mengucapkan terima kasih kepada konsumen adalah hal pertama yang harus diucapkan perusahaan saat melakukan welcoming call. Meskipun banyak perusahaan mengirimkan pesan terima kasih bersifat pre-recorded ataupun otomatis, namun mengucapkannya kepada konsumen langsung akan menunjukkan bahwa perusahaan sangat peduli atas kontribusi yang telah dilakukan terhadap keberlangsungan bisnis. Kepedulian yang ditunjukkan dapat memberikan kesan positif dan membuat konsumen merasa dihargai.

Pengenalan Perusahaan

Setelah selesai mengucapkan terima kasih, sampaikan informasi mengenai fitur dan manfaat dari produk yang telah dibeli. Pada kesempatan ini, konsumen juga dapat diberikan beberapa tips tambahan yang mampu mengoptimalkan pengalaman penggunaan produk. Pengenalan yang dilakukan akan memperkuat keterikatan konsumen terhadap merek dan mengurangi kemungkinan adanya keluhan di masa depan.

Menjawab Pertanyaan Konsumen

Konsumen sering kali mengalami kesulitan saat menggunakan produk atau layanan baru. Dengan adanya welcome call, perusahaan dapat membantu menyelesaikan masalah yang dihadapi oleh konsumen secara proaktif. Alhasil, konsumen akan lebih mudah memahami memahami cara penggunaan produk dan disaat bersamaan mengurangi jumlah panggilan yang harus ditangani contact center.

Menerima Feedback

Mengumpulkan feedback dari konsumen beberapa waktu setelah mereka menggunakan produk dan layanan memiliki manfaat tersendiri di masa akan datang. Pasalnya, konsumen dapat memberikan refleksi lebih jelas mengenai pengalaman mereka. Contact center kemudian mengambil ide perbaikan berkelanjutan dan mengumpulkan data skor metrik yang menggambarkan pengalaman konsumen. Pengumpulan data ini memungkinkan contact center memperoleh insight yang berguna untuk strategi bisnis lebih baik.

Optimalkan Layanan Welcome Call Bisnis Anda Bersama Mitracomm

Jika perusahaan Anda ingin mengoptimalkan layanan welcome call, memanfaatkan solusi business process outsourcing dari Mitracomm Ekasarana selaku anak perusahaan dari Phintraco Group dalam menangani segala kegiatan outbound contact center bisnis Anda. Mitracomm memiliki teknologi serta tim ahli yang berpengalaman pada pengelolaan layanan contact center dengan efektif. Hubungi kami melalui marketing@phintraco.com untuk informasi lebih lanjut.