Perusahaan memiliki jumlah interaksi dengan pelanggan yang cukup banyak dalam suatu waktu, khususnya interaksi pelanggan melalui contact center. Karena adanya peraturan pengurangan interaksi sosial selama pandemi, jumlah ini pun diproyeksikan akan terus meningkat. Beban kerja contact center pun menjadi semakin berat ketika jumlah interaksi percakapan dengan pelanggan yang diterima perusahaan bertambah. Saat ini pun pelanggan sudah semakin mengikuti perkembangan zaman dan tidak ingin adanya batasan untuk pengalaman pelanggan. Pelanggan saat ini cenderung ingin dapat melalukan interaksi dengan contact center dari berbagai saluran komunikasi digital.

Tips Tingkatkan Contact Center

Dengan adanya tuntutan tersebut pada contact center, sangat penting untuk perusahaan Anda dapat menciptakan lingkungan kerja contact center yang bebas stres dan menyenangkan di tengah kesulitan selama pandemi. Namun, kinerja contact center pun harus tetap diperhatikan untuk mencapai customer experience terbaik. Selama masa yang semakin sulit ini, berikut adalah 3 tips untuk mempertahankan kinerja contact center:

1. Tekankan efisiensi

Contact center perlu untuk mengumpulkan data penting dari interaksi dengan pelanggan. Sistem Business Intelligence tradisional tidak dapat menyusun dan mengumpulkan data penting ini dari interaksi suara. Sehingga, transkrip dari solusi omnichannel pun dibutuhkan agar proses ini dapat dilakukan oleh sistem dalam waktu singkat. Selain itu, omnichannel juga menawarkan routing omnichannel untuk dapat mengarahkan pertanyaan atau permasalahan dari pelanggan ke tim atau seseorang yang ahli sesuai bidangnya. Alhasil, agen contact center tidak perlu membuang banyak waktu untuk menangani masalah yang berasa di luar kendali.

2. Bangun konsistensi

Pelanggan menginginkan adanya customer experience terbaik dari perusahaan. Contact center sebagai garda terdepan perusahaan pun harus memberikan performa yang maksimal dan konsisten kepada para pelanggan. Untuk membangun konsistensi ini, perusahaan Anda dapat mengimplementasikan solusi omnichannel yang menyediakan laporan kinerja contact center bahkan saat mereka bekerja secara remote. Dengan pelaporan terpadu dari semua platform digital, supervisor dapat memiliki pemahaman yang baik tentang kinerja timnya. Pelaporan dari omnichannel ini pun memiliki dasbor canggih yang menyediakan volume interaksi harian, historis dan topik percakapan, untuk memastikan kinerja agen maksimal dan konsisten.

3. Hindari pengulangan

Tidak sedikit pelanggan yang menghubungi contact center beberapa kali dalam satu waktu dari saluran komunikasi berbeda. Jika demikian, agen contact center pun harus menanyakan ulang masalah atau pertanyaan yang dihadapi pelanggan beberapa kali dan akan membutuhkan cukup banyak waktu. Bukan hanya menjadi masalah untuk agen contact center, tapi juga untuk pelanggan. Untuk mengatasi kesulitan ini, agen contact center harus didukung dengan teknologi yang terintegrasi all-in-one. Perusahaan harus dapat menyatukan semua saluran komunikasi digital ke salam satu platform dengan menggunakan omnichannel agar akses ke informasi dasar profil pelanggan dan riwayat interaksi dapat ditemuka dalam waktu singkat dan menghindari adanya pengulangan.

Banyak pelanggan yang ingin berinteraksi dengan perusahaan, apalagi sejak pandemi. Entah mereka ingin membeli produk, memecahkan masalah, atau ingin tahu lebih lanjut tentang suatu produk. Interaksi ini banyak dilakukan antara pelanggan dan agen contact center. Antusiasme pelanggan ini secara tidak langsung akan menambah beban pekerjaan para agen contact center. Sistem contact center harus menyediakan solusi omnichannel untuk memberikan peforma yang baik meskipun di tengah pandemi. Solusi omnichannel adalah investasi teknologi yang tepat untuk perusahaan karena dapat meningkatkan pengalaman bukan hanya untuk pelanggan, namun juga agen contact center.

Implementasikan solusi omnichannel sekarang juga bersama PhinCon, anak perusahaan Phintraco Group, yang sudah berpengalaman dalam menyediakan solusi teknologi terbaik untuk perusahaan.

Dapatkan informasi lebih lengkap mengenai omnichannel dengan email ke marketing@phintraco.com.

Referensi:

https://www.genesys.com/blog/post/6-tips-to-cultivate-a-stress-free-contact-center-environment

https://www.talkdesk.com/blog/omnichannel-contact-center-capabilities/

Artikel terkait:

Gunakan Omnichannel pada Contact Center untuk Meningkatkan Customer Experience

The quality of customer experience has become one of the most critical differentiators for today’s business. From acquiring customers to engaging with and retaining them over time, more companies are focusing their strategy on customer-first approach, which means that always put the customer first above all else.

To implement customer-first approach, it is not as simple as it looks. Sometimes, having internal teams to manage customer services is not enough to help businesses staying one step ahead of the competititon. The challenges has been further complicated since the Covid-19 pandemic occurs, which has brought an unprecedented shift in customer behavior.

To overcome customer service challenges that has been further complicated by the Covid-19 pandemic, companies need to improve the quality of customer services within their contact center teams. In this case, knowing the most important customer services in times of pandemic is a must. Then, what are the most important customer services in times of pandemic? Let’s take a closer look on these following points!

1. Make it easy for customers to connect with your brand

This point is considered as the most important customer services in times of pandemic. Due to the limitation in freedom of movement during pandemic, it makes customers prefer to connect with a brand as easy as possible. Therefore, they need customer services in multiple channels, including social media. In times of pandemic, companies need to maximize social media interactions with customers to maintain customer loyalty.

2. Deliver services with solution-oriented approaches

Next, the most important customer services in times of pandemic is always be solution-oriented. It means that a company need to deliver the right solutions to every customer complaints. To be able to implement this approach, a company need to have high-skilled contact center agents that have 9 best qualities.

Training agents to provide solution-oriented services will take a long time, but companies can take an easier way by leveraging contact center outsourcing services.

3. Providing fast-response services

In times of pandemic, every customer prefers to use digital platforms to interact with brands. It is one of the key advantage of using technology. However, it also brings some challenges for companies because they need to prepare more resources to handle the increasing number of customer interactions in digital platforms.

If companies want to provide fast-response services, they need to provide more resources that can handle customer interactions properly. Leaving customer wait too long is another biggest mistake that companies need to avoid.

To respond customer interactions quickly, companies can try to use profesional contact center oursourcing services. With this service, companies can align the number of agents with the number of interactions. Moreover, most agents in contact center outsourcing company have been trained to deliver fast response services with the best standards.

4. Delivering 24/7 customer support

For e-commerce, banking, and public sectors, providing contact center services that are available 24/7 is their top priority. But now, it must be applied by every sectors. Pandemic requires more people to stay at their home, which means that more unexpected needs may occur out of working hours. Therefore, the right customer services in times of pandemic is the availability of 24/7 customer support.

5. Utilizing contact center outsourcing services

This last point is the right solution to implement all most important customer services in times of pandemic. To make it easy for customer to connect with your brand, deliver services with solution-oriented approaches, provide fast-response services, and deliver 24/7 customer support, companies can take the right step by partnering with contact center outsourcing provider.

A company that provides complete contact services outsourcing services in Indonesia is MitraComm Ekasarana.

MitraComm has been trusted by hundreds of companies in Indonesia from various industries for its business process outsourcing (BPO) services. In addition to contact center outsourcing, MitraComm also provides digital engagement services, transactional process outsourcing, IT managed services, and value added services.

All MitraComm’s services are supported by business processes, technology, and human resources that always keep up with the latest business trends.

To complete its services to all clients across Indonesia, MitraComm has 8 contact center locations in the city centers of Jakarta, Tangerang, Semarang, Surabaya and Yogyakarta.

All business sectors can take advantage of business process outsourcing services. However, the strategy required for its implementation will be different for each company.

Contact us at marketing@phintraco.com to find out more information about MitraComm’s business process outsourcing services and to consult with MitraComm’s professional team before determining the right service for your company.

References:

https://www.forbes.com/sites/forbesbusinesscouncil/2021/02/04/how-the-pandemic-has-impacted-customer-expectations

https://customerthink.com/new-survey-what-do-customers-expect-from-service-providers-during-covid-19/

https://www.mckinsey.com/business-functions/marketing-and-sales/our-insights/adapting-customer-experience-in-the-time-of-coronavirus

Banyak orang berpikir bahwa omnichannel dan multichannel adalah strategi yang sama. Kedua istilah tersebut sering digunakan bergantian, dengan maksud tujuan dan arti yang sama.

Baik omnichannel atau multichannel, pada dasarnya adalah ketika suatu perusahaan memiliki berbagai channel untuk berinteraksi dengan pelanggannya. Yang membuat omnichannel dan multichannel berbeda adalah fungsi dan manfaat yang akan didapatkan perusahaan.

Perusahaan yang menerapkan strategi multichannel memfasilitasi pelanggannya dengan kemudahan untuk berkomunikasi melalui berbagai channel, namun interaksi yang ada di berbagai channel tersebut tidak dapat diintegrasikan dan dikelola dalam satu sistem. Setiap channel akan menyediakan informasi yang berbeda dan beroperasi secara terpisah, pengelolaannya pun akan dilakukan pada platform yang berbeda.

Sedangkan, perusahaan yang menerapkan strategi omnichannel juga memfasilitasi pelanggan dengan berbagai channel untuk berkomunikasi dan bertransaksi. Namun perbedaannya dengan multichannel adalah dari sisi pendekatan, fungsi dan manfaat yang akan didapatkan.

Omnichannel adalah strategi yang memungkinan perusahaan menyediakan layanan terpadu dari berbagai channel. Seluruh customer journey dari awal hingga akhir akan tercatat dalam satu sistem. Masing-masing channel yang digunakan pelanggan akan memperbarui data pelanggan dan pola customer journey secara otomatis dalam satu sistem terpadu. Ini artinya, apa pun channel yang digunakan pelanggan untuk terkoneksi dengan perusahaan, agent dapat selalu menyediakan informasi yang sama dan relevan sesuai dengan preferensi masing-masing pelanggan tersebut.

Proses transaksi yang mudah dan cepat adalah ekspektasi dari setiap pelanggan saat ini. Pelanggan akan memilih untuk membeli suatu produk atau menggunakan jasa dari perusahaan yang mengelola setiap channel komunikasinya dengan baik dan terintegrasi. Contohnya, saat pelanggan mengunjungi channel Facebook, mereka menginginkan informasi yang relevan juga akan didapatkan ketika mereka mengunjungi channel lain seperti website, email, instagram, whatsapp, dan lain-lain.

Pelanggan menyukai pemberian informasi yang relevan pada setiap channel karena dari hal tersebut, secara tidak langsung perusahaan telah menunjukkan konsistensi produk atau jasa yang ditawarkan. Dengan mengintegrasikan dan mengkoneksikan seluruh channel pada satu sistem, pengelolaan layanan pelanggan akan lebih sederhana dan pelanggan melihat perusahaan tersebut benar-benar terpercaya.

Perbedaan Omnichannel dan Multichannel

Kesimpulannya, berikut adalah perbedaan yang akan didapatkan perusahaan ketika menerapkan strategi omnichannel dan multichannel:

Demikian informasi mengenai perbedaan omnichannel dan multichannel. Perbedaannya terlihat dari bagaimana cara perusahaan mengelola setiap interaksi pelanggan di berbagai channel, dan bagaimana cara perusahaan memanfaatkan setiap interaksi pelanggan menjadi sesuatu yang bernilai bagi bisnis di masa depan. Jika ingin disimpulkan, mana yang lebih baik antara omnichannel dan multichannel? Itu semua tergantung pada tujuan dan kebutuhan masing-masing perusahaan. Tentunya, strategi omnichannel akan lebih memberi banyak manfaat dari sisi bisnis bagi perusahaan.

Perlu diingat bahwa walaupun omnichannel dan multichannel terlihat sebagai strategi yang serupa, kenyataannya kedua strategi tersebut memiliki perbedaan yang memengaruhi cara pelanggan menilai kualitas perusahaan.

Referensi:

https://www.genesys.com/blog/post/speak-cx-1-3-multichannel-explained

https://blog.markgrowth.com/whats-the-difference-between-multichannel-and-omnichannel-marketing-375e60b7fb7