Sebelum era digital hadir, departemen HR menggunakan cara manual untuk mengelola data karyawan, itulah sebabnya tugas departemen menjadi rumit. Jika dilakukan secara manual, proses mengelola data dapat memakan banyak waktu dan sumber daya dan bahkan rentan terhadap kesalahan manusia. Selain itu, berapa banyak waktu dan kertas yang akan terbuang untuk print out data setiap karyawan. Namun dengan teknologi digital, efisiensi pada proses tersebut sangat mungkin terjadi. Dengan bantuan teknologi digital makin banyak pekerjaan yang akan terselesaikan dengan tingkat dan akurasi hasil yang lebih baik dibandingkan ketika dikerjakan secara manual. Bukan hanya pada proses mengelola data karyawan saja, banyak pekerjaan rutin yang dilakukan departemen HR yang dapat disederhanakan oleh teknologi digital.

Digitalisasi Proses HR Mengelola Data Karyawan Agar Lebih Efisien

Walaupun kita telah memasuki era di mana semuanya serba digital, masih banyak perusahaan yang belum memaksimalkan penggunaan teknologi. Padahal, penggunaan teknologi digital dapat membantu perusahaan lebih berkembang. Mendigitalisasikan tugas departemen HR membantu perusahaan mengefisienkan proses HR dari sisi waktu dan biaya. Sebagai contoh, digitalisasi pada proses pengelolaan data akan memangkas waktu yang diperlukan jika menggunakan cara manual. Data karyawan tidak hanya data diri saja namun juga berkaitan dengan jatah cuti, masa kerja, histori prestasi dan masih banyak lagi. Jumlah staf yang mengelola administrasi HR pun bisa dikurangi jika memanfaatkan teknologi. Perlu Anda ketahui bahwa mengelola data karyawan secara digital akan memberi banyak keuntungan bagi perusahaan. Termaksud memudahkan departemen HR dalam merencanakan dan mengelola distribusi karyawan, dan masih banyak keuntungan lainnya.

Alasan Pentingnya Mengelola Data Karyawan dengan Baik

Mengelola data karyawan merupakan hal yang sangat penting dalam sebuah perusahaan. Mengelola data karyawan dengan baik akan membantu karyawan, departemen HR, maupun perusahaan dalam menjalankan kegiatan untuk mencapai tujuan perusahaan. Namun untuk mengelola data karyawan, diperlukan ketelitian yang ekstra agar data yang akan disimpan merupakan data yang akurat. Seiring dengan berkembangnya teknologi, HRMS (Human Resource Management System) hadir untuk mempermudah mengelola data dan sumber daya manusia di sebuah perusahaan. Ini merupakan salah satu bentuk digitalisasi untuk membantu dalam menyederhanakan tugas administratif HR. Departemen HR pun dapat menyelesaikan tugas dan tanggung jawab dengan lebih praktis dan mudah. Berikut ini merupakan alasan mengapa data karyawan harus dikelola dengan baik:

1. Kontrol Data Personal Karyawan Lebih Mudah

Data karyawan yang di kelola dan tersimpan dengan baik akan lebih mudah untuk dikontrol. Masing-masing pihak baik karyawan maupun HR memiliki akses untuk dapat melihat data personal karyawan. Tentu saja akses yang diberikan pada masing-masing pihak berbeda, sehingga data yang sifatnya confidential tetap terjaga kerahasiaannya.

2. Mempermudah Evaluasi Kinerja Karyawan

Pengelolaan data karyawan yang baik akan mempermudah departemen HR dalam melakukan mengevaluasi kinerja karyawan. HR tidak perlu membongkar berkas-berkas lama untuk mencari data karyawan pada periode sebelumnya karena data dapat mudah untuk diakses kembali. Dari data tersebut, departemen HR dapat menilai bagaimana kinerja setiap karyawan dan menetapkan strategis untuk pengembangan karyawan perusahaan.

3. Perhitungan Gaji Secara Akurat

Absensi merupakan salah satu bagian dari data karyawan, oleh sebab itu absensi karyawan yang dikelola dengan baik akan memudahkan perhitungan gaji secara akurat. Faktor-faktor yang mempengaruhi gaji karyawan yang berkaitan dengan kehadiran karyawan contohnya adalah jam absensi, lembur, tunjangan, shift tertentu, dan masih banyak lagi.

Ketiga poin di atas merupakan kemudahan yang dapat dirasakan perusahaan Anda jika mengelola data karyawan dengan baik. Pengelolaan data karyawan secara digital akan membantu perusahaan meninggalkan cara lama atau manual menuju cara baru yang lebih efisien dalam mengelola karyawan. Salah satu bentuk digitalisasi pada departemen HR, PhinCon menghadirkan Pegaw.ai sebagai solusi untuk memastikan departemen HR dapat melakukan pemutakhiran data karyawan dengan mudah.  Pegaw.ai dilengkapi dengan fitur Personal Pegawai yang dapat dimanfaatkan untuk mengetahui data aktual setiap karyawan secara terperinci. Sebagai anak perusahaan Phintraco Group, PhinCon memungkinkan departemen HR dengan mudah mengelola kehadiran dan cuti karyawan, penggajian, penghitungan dan pelaporan PPh21, penghitungan BPJS Ketenagakerjaan dan Kesehatan, sampai distribusi gaji ke karyawan. Pegaw.ai membantu perusahaan untuk memonitor kehadiran dan aktivitas karyawan, terutama untuk perusahaan dengan karyawan yang mobile atau tersebar di banyak lokasi kerja.

Tertarik untuk mengelola data karyawan dengan baik dengan Pegaw.ai? Hubungi kami melalui marketing@phintraco.com untuk mendapatkan informasi selengkapnya mengenai Pegaw.ai.

Related article: AI-based Technologies that Can Be Implemented in Businesses

Baca juga: Ciri Pengelolaan Administrasi HR yang Efisien