The presence of various customer service channels makes contact center operations more challenging to manage if an organization does not implement the right strategies. To be able to manage it well and keep updated with customer growing needs, there are some things to be prepared by the management.

Implementing updated and relevant technologies and hiring competent employees that can provide the best customer services are just the two aspects of many required preparation for companies, there are still many things to be prepared by companies such as complete infrastructures and strategic locations.

If a company does not have time and enough resources to complete all processes and implement contact center best practices, they can try to outsource their contact center as the main solutions. However, since it will be crucial for business growth and reputation, there are 3 things to keep in mind before outsourcing contact center. Here are what you need to know before making critical decision for outsourcing contact center:  

1. Define the targets

Every business is different, so it is important to have a clear starting point and understand what role contact center plays in a business. Thus, before outsourcing contact center, a company need to define expected targets that must be achieved by contact center outsourcing provider.

Later on, these points will also make it easier for contact center outsourcing provider to determine the right solutions and services to meet the targets that have been previously defined.

2. Understand the culture

Every company has its own culture that make them unique. It is expected every company’s culture can be recognized and valued by its customers. In this case, how companies treat their customers will closely reflect that culture. So, it is understandable that many companies fear losing their real culture when they choose to outsource their contact center.

To solve this challenge, before outsourcing contact center, companies need to clearly outline the culture and look for a contact center outsourcing partner that understands and able to implement it when providing services to customers.

Preparing this point will make sure that the contact center outsourcing partner can offer the same level of customer service as the in-house team.

3. Pick the right partner

After defining the targets and understanding the culture, it is time to continue preparation processes by looking at potential contact center outsourcing provider. In this phase, companies need to know the track records of their potential contact center outsourcing partner.

Try to find out their track record, such as knowing their customer base. If your partners are experienced in providing services to the same industry as yours, surely they will be able to provide services and solutions that are in line with your business goals.

In addition, you also need to know what services do your potential contact center outsourcing partner offer, make sure the contact center outsourcing partner you choose is up-to-date with current technologies, and last but not least is about locations.

To conclude, preparing these 3 points will help companies decide better decision before outsourcing contact center.

Companies will get more benefits of outsourcing their contact center if they are picking the right partner. One of companies that provides contact center outsourcing services is MitraComm Business Process Services or Mitracomm.

Since 2007, MitraComm has been partnering with hundreds of leading companies in indonesia across industries. Besides providing complete contact center outsourcing services, MitraComm also offers services that are supported by modern technologies.

Indeed, MitraComm’s experiences has made them able to manage contact center operations within any companies, it is not a big deal to offer the same level of customer service as your in-house team. Therefore, by partnering with MitraComm, you can ensure that your contact center will help you implement values, principles, vision and mission when providing services to customers.

MitraComm is fully supported by Phintraco Group, an IT solutions provider in Indonesia that has been serving over 200 customers across industries to provide best IT solutions and services and meet all business needs in the digital era. To complete its services to customer across Indonesia, currently MitraComm has 8 contact center locations in the city center of Jakarta, Tangerang, Semarang, Surabaya, and Yogyakarta.

Source:

http://www.mitracomm.com/2021/01/26/3-hal-yang-perlu-dipersiapkan-sebelum-memanfaatkan-jasa-contact-center-outsourcing/

Further information:

marketing@phintraco.com

Kita semua tahu bahwa seluruh perusahaan modern menghasilkan banyak data setiap harinya. Dengan banyaknya data yang dihasilkan, pengelolaannya seringkali terbengkalai. Maka dari itu, setiap perusahaan pasti memiliki banyak data yang mengalir di luar jangkauan keamanan jaringan perusahaan.

Insiden kehilangan atau pencurian data sering terjadi dalam lingkungan perusahaan, baik yang berasal dari pihak internal (insider threats) atau pihak eksternal. Namun, kejadiannya lebih sering disebabkan oleh pencurian dari pihak eksternal yang disebabkan oleh faktor ketidaktahuan atau kecerobohan pihak internal.

Lalu, tindakan apa yang perlu dilakukan untuk menjaga keamanan data perusahaan? Kami telah merangkum langkah-langkah tepat yang dapat dilakukan perusahaan agar terhindar dari insiden kehilangan atau pencurian data. Mari terapkan langkah-langkah berikut ini.

1. Bijaklah dalam menyimpan data

Semakin banyak informasi yang dimiliki — baik itu data tentang pelanggan atau karyawan — maka akan semakin banyak usaha yang dibutuhkan untuk menjaga keamanan datanya. Dalam suatu perusahaan, karyawan yang berkepentingan sering menyimpan informasi yang sebenarnya tidak diperlukan. Hal ini menyebabkan sulitnya proses pengkategorian data dari tingkat yang paling penting atau dibutuhkan.

Untuk mengurangi risiko insiden kehilangan atau pencurian data, bijaklah dalam menyimpan data, usahakan untuk menyimpan data yang hanya benar-benar dibutuhkan perusahaan.

Demi menjaga keamanan data perusahaan, karyawan perlu menghindari penyimpanan data yang tidak penting. Jika karyawan membutuhkan informasi tambahan yang bersifat sementara, cepatlah menghapus informasi tersebut setelah menggunakannya.

2. Pantau data yang Anda simpan

Laptop, ponsel, dan perangkat kerja karyawan lainnya menyediakan banyak cara praktis untuk menyimpan dan memindahkan data. Kemudahan yang ditawarkan tersebut ternyata juga memberi banyak kesempatan bagi pihak yang tidak bertanggung jawab untuk mengakses data.

Oleh karena itu, untuk menjaga keamanan data perusahaan, seluruh karyawan harus memantau seluruh data yang disimpan seperti mengetahui secara jelas di mana data tersebut disimpan, dan siapa saja yang memiliki akses untuk melihat data tersebut.

3. Terapkan password yang sesuai dengan standar keamanan

Ketika perusahaan sudah mengadopsi perangkat keamanan jaringan yang beragam dan komprehensif, seringkali hal-hal kecil terlupakan. Contohnya, menggunakan password yang tidak sesuai dengan standar keamanan.

Dalam banyak kasus, karyawan menggunakan password yang cukup lemah untuk mengakses data di sistem perusahaan, dan akhirnya membuat sistem tersebut rentan terhadap serangan. Jadi, untuk menjaga keamanan data perusahaan, sangat penting untuk menerapkan keamanan password yang sesuai dengan standar keamanan.

4. Rencanakan respons efektif untuk keadaan darurat

Setiap perusahaan harus selalu siap menghadapi situasi terburuk. Cara mereka dalam menanggapi insiden keamanan siber dapat menjadi faktor yang menentukan besar kecilnya jumlah kerugian dari insiden kejahatan yang terjadi. Respons terhadap keadaan darurat dapat mencakup langkah-langkah berikut ini:

Pertama, putuskan koneksi, matikan semua perangkat komputer, dan hentikan penggunaan program yang disusupi.

Kedua, libatkan pihak yang kompeten di bidang keamanan dan investigasi kejadiannya, lakukan tinjauan internal atau akan lebih baik jika Anda bekerja sama dengan perusahaan keamanan IT untuk menemukan masalah keamanan pada sistem.

5. Terapkan perlindungan maksimal untuk menjaga keamanan data perusahaan dengan solusi DLP

Setelah melakukan 4 langkah sebelumnya, perusahaan masih perlu menerapkan perlindungan maksimal pada keamanan data perusahaannya dengan solusi DLP atau Data Loss Prevention.

Solusi Data Loss Prevention adalah suatu solusi untuk menambah lapisan keamanan pada data perusahaan yang berisi informasi sensitif agar tidak terekspos pada pihak yang tidak berwenang. Solusi ini membantu perusahaan terhindar dari insiden kehilangan data melalui proses pemantauan data yang dilakukan secara terus menerus di seluruh endpoint, jaringan dan cloud. Anda dapat mengetahui informasi lebih lanjut mengenai solusi Data Loss Prevention di artikel berikut ini: Tingkatkan Keamanan Data Perusahaan dengan Solusi Data Loss Prevention

Sebagai perusahaan penyedia solusi keamanan IT, Aplikas Servis Pesona berkomitmen untuk mengatasi landscape ancaman keamanan digital yang terus berevolusi dengan memberikan solusi pengelolaan keamanan yang lebih efektif dan efisien, serta memiliki skalabilitas tinggi.

Lakukanlah beberapa langkah efektif di atas agar keamanan data perusahaan terjamin keamanannya. Semoga informasinya bermanfaat!

Referensi:

https://www.itproportal.com/features/how-to-keep-your-companys-sensitive-data-secure/

https://www.business.com/articles/7-security-practices-for-your-business-data/

https://www.mcafee.com/enterprise/en-us/products/total-protection-for-data-loss-prevention.html

Informasi lebih lanjut:

marketing@phintraco.com 

Keadaan pandemi yang masih belum berakhir hingga saat ini sangat mempengaruhi setiap aspek bisnis, sehingga menyebabkan tidak sedikit perusahaan yang terpaksa menghentikan operasional mereka dan merumahkan karyawannya. Di lain sisi, banyak juga perusahaan yang masih bisa bertahan dan bahkan memiliki fokus bisnis yang lebih kuat dari sebelumnya.

Apa cara yang dilakukan perusahaan tersebut sehingga mampu membangun ketahanan bisnis di tengah ketidakpastian ini?

Bertahan dalam menghadapi tantangan bisnis saat ini tidaklah mudah dan membutuhkan tindakan yang cepat dan tepat.

Hasil penelitian yang dilakukan oleh Harvard Business Review telah membuktikan bahwa perusahaan yang memprioritaskan investasi IT di tengah ketidakpastian ini akan memperoleh tingkat produktivitas 35% lebih tinggi dibanding perusahaan yang tidak melakukannya. Itu artinya, sebagian besar perusahaan yang mampu mempertahankan bisnisnya di tengah ketidakpastian ini adalah perusahaan yang telah mengandalkan solusi teknologi dalam operasionalnya.

Mari kita telusuri apa saja manfaat yang dihasilkan dari penggunaan teknologi dalam sebuah perusahaan. Terus baca artikel ini untuk memahami mengapa perusahaan harus mengandalkan solusi teknologi untuk membangun ketahanan bisnis di tengah ketidakpastian.

1. Teknologi memberikan solusi bagi bisnis untuk mengatasi masalah yang kompleks

Salah satu manfaat utama dari penggunaan teknologi adalah mengurangi atau menghilangkan proses yang kompleks.

Contohnya, saat ini perusahaan dapat menggunakan hardware yang lebih berkualitas (lebih banyak kapasitasnya, prosesor lebih cepat, tampilan visual yang lebih tajam) dan mengkombinasikannya dengan software yang memiliki kemampuan cerdas untuk mempermudah perusahaan memperoleh data, menganalisa nya, dan merencanakan strategi bisnis yang relevan di masa depan.

Teknologi membuat sesuatu yang terasa tidak mungkin menjadi mungkin, khususnya untuk mempercepat inovasi. Perusahaan akan mendapatkan lebih banyak insight untuk menemukan masalah yang menghambat perkembangan bisnis dan mengubah masalah tersebut menjadi solusi yang membantu perusahaan menciptakan strategi yang lebih baik.

2. Teknologi memungkinkan bisnis untuk membuat keputusan yang lebih baik

Keputusan yang tepat dalam bisnis adalah keputusan yang diambil berdasarkan hasil riset market yang tepat. Riset market yang tepat hanya dapat dilakukan dengan menggunakan teknologi yang tepat, salah satu contohnya adalah memanfaatkan solusi CRM. Solusi CRM membantu perusahaan mendapatkan informasi relevan tentang situasi market dan juga informasi menyeluruh tentang pelanggan.  

3. Teknologi meningkatkan kualitas layanan pelanggan

Dengan kehadiran teknologi, perusahaan dapat memfasilitasi seluruh pelanggan berinteraksi secara lebih mudah. Salah satu contoh penerapan teknologi yang tepat untuk meningkatkan layanan pelanggan adalah solusi omni-channel, VoIP, intelligent call recording, dan solusi lainnya yang menyesuaikan kebutuhan perusahaan. Dengan pemanfaatan teknologi-teknologi tersebut, perusahaan dapat melayani pelanggan kapan saja dan di mana saja melalui berbagai channel dan mengintegrasikan seluruh informasi dalam satu platform.

4. Teknologi meningkatkan efisiensi operasional perusahaan

Pemanfaatan teknologi mutakhir dalam perusahaan dapat meningkatkan efisiensi operasional perusahaan. Terutama di masa krisis seperti saat ini, di mana kita sudah masuk di tahun yang baru, namun Indonesia masih menghadapi kasus COVID-19 yang terus meningkat. Perlu ada perencanaan matang yang dilakukan perusahaan untuk bersiap menghadapi 2021 di tengah ketidakpastian.

Mengetahui hal tersebut, perusahaan harus mengatur peraturan kerja baru yang relevan dan memanfaatkan teknologi dengan komprehensif dalam mendukung operasional, seperti salah satu contohnya adalah memanfaatkan teknologi berbasis cloud.

Teknologi berbasis cloud memungkinkan setiap karyawan dapat menggunakan perangkat apa saja untuk bekerja, dan di lokasi mana pun tanpa harus berada di kantor. Kemampuan tersebut harus dimiliki perusahaan, mengingat ketidakpastian ini masih berlanjut hingga sekarang. Perusahaan harus tetap memastikan setiap proses bisnis dapat dilakukan secara efektif di mana pun karyawan bekerja.

Dengan berbagai manfaat yang ditawarkan oleh teknologi tersebut, maka dapat disimpulkan bahwa mengandalkan teknologi untuk membangun ketahanan bisnis di tengah ketidakpastian ini adalah cara tepat untuk meningkatkan kemampuan perusahaan melakukan perencanaan dan analisis skenario untuk membangun ketahanan bisnis yang kokoh dan dapat diandalkan.

Bekerja sama dengan partner penyedia solusi teknologi yang tepat dapat menjadi langkah awal bagi bisnis Anda tetap bertahan dan meraih kesuksesan di tengah ketidakpastian. Bersama Phintraco, mari terapkan strategi #TechnologyattheCore untuk membangun ketahanan bisnis yang mampu mengatasi berbagai macam tantangan di tengah ketidakpastian.

Informasi lebih lanjut:

marketing@phintraco.com

Referensi:

https://www.business2community.com/tech-gadgets/importance-information-technology-business-today

https://hbr.org/