As technology advanced, physical documents began to be abandoned and replaced with electronic documents. The availability of technology encourages the reduction of paper usage in daily life, including in the business world. Even today’s business documents are predominantly stored electronically. To increase the security assurance of electronic documents, physical stamps have been replaced with digital stamps or e-Meterai. To learn more about what a digital stamp or e-Meterai is, how it works, and who can use e-Meterai in relation to electronic document management, see the following article.

What is e-Meterai?

Before the development of digital stamps, paper stamps were commonly used to affix to important documents. As technology advances, a digital stamp will be followed by e-Meterai. What is e-Meterai then? e-Meterai, also known as digital stamps, are a type of stamp in digital format. E-Meterai is primarily a digital system but also contains security elements issued by the Government of the Republic of Indonesia. State-owned banks have utilized E-Materai, but e-Meterai is now used in various electronic documents.

e-Meterai Function

Like paper stamps, e-Meterai primarily serves as a tool for validating the authenticity of important documents. This type of stamp can be applied to an electronic document using a digital system. This digital system automates the transformation of e-Meterai into digital documents. This stamp serves the same purpose as paper stamps, used as evidence of the imposition of taxes on specific documents. In addition, e-Meterai-enabled electronic documents will have the same credibility as physical documents.

Users of e-Meterai include:

So, who can use the e-Meterai? Here we review anyone who can use e-Meterai by usage category.

1. Personal

Personal use refers to the general public, which includes individuals of all ages. For instance, e-Meterai is used when creating securities such as letters of agreement, statements of accounts receivable between individuals, job application letters, and other letters that require the affixing of e-Meterai.

2. Enterprise

Enterprise is a category of e-Meterai users that refers to companies that employ e-Meterai services for internal business purposes. e-Meterai is utilized in internal company activities such as debt receivables, legally binding letters, auction and tender documents, and letters of cooperation agreements between agencies.

3. Wholesale

Wholesale is a division that purchases e-Meterai in bulk from authorized distributors and resells them to end users. Therefore, this category can be considered a third party in purchasing e-Meterai before they reach the end user.

4. WAPU (Wajib Pungut)

WAPU (Wajib Pungut) refers to a business entity designated by the Minister of Finance as a collector of Value Added Tax (VAT). This agency must make deposits and report taxes on BKP/JKP (Barang/Jasa Kena Pajak) collected to PKP (Pengusaha Kena Pajak). The mechanism is implemented to improve taxpayer compliance, increase state revenue, and strengthen tax administration.

This concludes the required information regarding e-definition, Meterai’s functions, and users. Minimizing the risk associated with ensuring the security of documents is unquestionably crucial to your business operations. Additionally, to maximize cost-effectiveness, it is necessary to reduce the use of paper documents. It is hoped that e-Meterai will be able to accommodate the needs of business development in this digital era. However, you must also ensure that the e-Meterai you utilize is authentic and comes from an authorized distributor. This is due to the prevalence of counterfeit e-Meterai sold in the virtual universe. Following this, MitraComm Ekasarana Channel Solution (MECS), one of the business units of MitraComm Ekasarana, a subsidiary of Phitraco Group, has been appointed the official distributor of e-Meterai in Indonesia.

Contact us at marketing@phintraco.com for additional information about e-Meterai.

Related article: Biller Aggregator Simplifies Digital Product Transactions for Customers

Baca juga: Yuk Intip Tata Cara Beli dan Menggunakan E-Meterai!

Setiap perusahaan pasti memiliki bagian pekerjaan dan tugas masing-masing. Setiap bagian tentunya diharapkan dapat bekerja dengan efektif agar menghasilkan output yang sesuai dengan target perusahaan. Begitu juga dengan bagian departemen HR, bagian ini juga diharapkan dapat memberikan hasil baik terkait pengelolaan sumber daya manusia yang ada. Seiring dengan kemajuan teknologi, hasil ini dapat dicapai lebih mudah dengan memanfaatkan keberadaan aplikasi HR. Sebagai contoh, dengan adanya aplikasi, departemen HR hanya perlu memasukkan beberapa informasi yang diperlukan dalam proses perhitungan gaji karyawan. Kemudian, software akan melakukan perhitungan gaji masing-masing karyawan secara otomatis dan mengirimkan rincian gaji masing-masing karyawan. Tidak hanya itu, aplikasi atau software memiliki fungsi utama untuk membantu pekerjaan departemen HR secara umum, dan menyederhanakan berbagai tugas HR yang bersifat administratif. Tujuan dari penggunaan aplikasi pada departemen HR adalah untuk membuat tugas-tugas dapat disederhanakan dan selesai dalam waktu yang lebih cepat.

6 Fitur yang Wajib Dimiliki Aplikasi HR Perusahaan Anda

Untuk membantu departemen HR perusahaan Anda dalam mengerjakan berbagai tugas HR yang bersifat administratif, pemilihan aplikasi HR yang haruslah memiliki fitur yang lengkap. Masalahnya, dari sekian banyak aplikasi HR yang di tawarkan, belum tentu semuanya memiliki fitur yang perusahaan Anda butuhkan. Bisa jadi harga yang ditawarkan lebih murah namun memiliki keterbatasan fitur.  Maka dari itu, Anda harus teliti dalam memilih aplikasi HR terbaik untuk perusahaan Anda. Untuk memudahkan Anda dalam menentukan pilihan, kali ini kami akan memberikan informasi terkait fitur-fitur apa saja yang wajib dimiliki aplikasi HR pilihan Anda nantinya. Berikut ini beberapa fitur utama yang wajib dimiliki oleh aplikasi HR perusahaan Anda.

1. Personnel Administration

Fitur yang pertama yaitu, fitur personnel administration. Fitur ini adalah fitur berfungsi untuk mengetahui data aktual setiap karyawan secara terperinci. Selain itu, fitur personnel administration membantu departemen HR melakukan pemutakhiran data karyawan dengan mudah dan tepat. Dengan adanya fitur Personnel Administration, departemen HR dapat memperbarui data personal karyawan dengan mudah, mengenali potensi karyawan dengan lebih baik, dan bahkan mendokumentasikan seluruh sumber daya perusahaan yang digunakan karyawan.

2. Organization Management

Selanjutnya, organization management merupakan fitur yang juga wajib ada pada aplikasi HR.  Fitur ini berfungsi untuk mengetahui dan mengelola seluruh informasi perusahaan, serta membantu departemen HR dan seluruh karyawan bekerja secara lebih efektif dan transparan. Dengan adanya fitur Organization Management, departemen HR dapat menyederhanakan pengelolaan biaya perusahaan, memvisualisasikan struktur organisasi perusahaan, membuat kualifikasi kategori pekerjaan secara cepat dan mudah. Selain itu, fitur ini memungkinkan departemen HR mengatur rincian pekerjaan setiap karyawan secara transparan, dan mengelola alur persetujuan secara langsung melalui sistem.

3. Employee Self-Service

Employee Self-Service merupakan fitur yang juga wajib ada pada aplikasi HR untuk memungkinkan setiap karyawan melakukan layanan yang berhubungan dengan proses HR secara mandiri. Dengan fitur Employee Self-Service, karyawan dapat melakukan pemutakhiran data personal, mendaftarkan kehadiran mereka saat datang atau pulang, cuti, izin dan mengajukan lembur. Selain itu, karyawan dapat mengetahui informasi laporan SPT dan kuota cuti, serta melihat dan mencetak slip gaji mereka. Seluruh layanan tersebut dapat dilakukan dengan mudah secara mandiri oleh setiap karyawan melalui aplikasi HR.

4. Leave Management

Leave Management merupakan fitur yang berfungsi untuk membantu departemen HR bekerja secara lebih efisien. Fitur ini membantu departemen HR untuk mengotomatiskan perhitungan kuota cuti, pengelolaan cuti, dan pengelolaan izin setiap karyawan. Oleh sebab itu, fitur ini juga wajib ada pada aplikasi HR perusahaan Anda.

5. Payroll Administration

Payroll Administration merupakan fitur untuk mengotomatiskan proses administrasi yang terkait  dengan upah dan tunjangan karyawan. Fitur ini membantu departemen HR mengotomatiskan proses pembuatan jurnal payroll, perhitungan pajak, BPJS ketenagakerjaan, dan bahkan laporan SPT bulanan dan tahunan. Oleh sebab itu, fitur ini menjadi prioritas utama dalam pemilihan aplikasi HR karena aktivitas perhitungan payroll biasanya paling menyita waktu departemen HR terutama untuk bagian administrasi.

6. Time Management

Fitur yang terakhir namun juga tidak kalah penting yaitu Time Management. Fitur ini berfungsi untuk mengelola jadwal kerja karyawan yang bervariasi. Fitur ini membantu departemen HR untuk memantau jam kehadiran karyawan di mana pun dan kapan pun. Lebih lanjut, fitur ini mengelola perhitungan lembur seluruh karyawan secara cepat dan akurat dan memudahkan proses pelaporan kehadiran karyawan. Fitur ini juga berguna untuk meningkatkan kinerja karyawan dengan penjadwalan yang efektif.

Nah itulah 6 fitur utama yang wajib ada pada aplikasi HR perusahaan Anda. Dalam proses pemilihan aplikasi HR yang tepat untuk menunjang kinerja departemen HR, Anda perlu memastikan bahwa aplikasi yang Anda pilih menawarkan 6 fitur tersebut. Namun, Jika ingin memilih aplikasi HR yang memiliki seluruh fitur tersebut, maka Pegaw.ai akan menjadi pilihan yang sangat tepat untuk perusahaan Anda. Anak perusahaan Phintraco Group yaitu PhinCon merupakan penyedia solusi HRMS yaitu Pegaw.ai. Solusi HRMS yang PhinCon tawarkan memiliki fungsi utama untuk membantu pekerjaan departemen HR secara umum, dan menyederhanakan berbagai tugas HR yang bersifat administratif. Tidak hanya itu, masih banyak lagi keuntungan yang akan perusahaan Anda peroleh dengan menggunakan Pegaw.ai.

Jika Anda tertarik untuk mengetahui lebih lanjut, Anda dapat menghubungi kami melalui marketing@phintraco.com.

Baca juga: Aplikasi HR Menaikkan Employee Satisfaction

Related article: 5 Things to Look for in a Digital Assistants

Sebelum era digital hadir, departemen HR menggunakan cara manual untuk mengelola data karyawan, itulah sebabnya tugas departemen menjadi rumit. Jika dilakukan secara manual, proses mengelola data dapat memakan banyak waktu dan sumber daya dan bahkan rentan terhadap kesalahan manusia. Selain itu, berapa banyak waktu dan kertas yang akan terbuang untuk print out data setiap karyawan. Namun dengan teknologi digital, efisiensi pada proses tersebut sangat mungkin terjadi. Dengan bantuan teknologi digital makin banyak pekerjaan yang akan terselesaikan dengan tingkat dan akurasi hasil yang lebih baik dibandingkan ketika dikerjakan secara manual. Bukan hanya pada proses mengelola data karyawan saja, banyak pekerjaan rutin yang dilakukan departemen HR yang dapat disederhanakan oleh teknologi digital.

Digitalisasi Proses HR Mengelola Data Karyawan Agar Lebih Efisien

Walaupun kita telah memasuki era di mana semuanya serba digital, masih banyak perusahaan yang belum memaksimalkan penggunaan teknologi. Padahal, penggunaan teknologi digital dapat membantu perusahaan lebih berkembang. Mendigitalisasikan tugas departemen HR membantu perusahaan mengefisienkan proses HR dari sisi waktu dan biaya. Sebagai contoh, digitalisasi pada proses pengelolaan data akan memangkas waktu yang diperlukan jika menggunakan cara manual. Data karyawan tidak hanya data diri saja namun juga berkaitan dengan jatah cuti, masa kerja, histori prestasi dan masih banyak lagi. Jumlah staf yang mengelola administrasi HR pun bisa dikurangi jika memanfaatkan teknologi. Perlu Anda ketahui bahwa mengelola data karyawan secara digital akan memberi banyak keuntungan bagi perusahaan. Termaksud memudahkan departemen HR dalam merencanakan dan mengelola distribusi karyawan, dan masih banyak keuntungan lainnya.

Alasan Pentingnya Mengelola Data Karyawan dengan Baik

Mengelola data karyawan merupakan hal yang sangat penting dalam sebuah perusahaan. Mengelola data karyawan dengan baik akan membantu karyawan, departemen HR, maupun perusahaan dalam menjalankan kegiatan untuk mencapai tujuan perusahaan. Namun untuk mengelola data karyawan, diperlukan ketelitian yang ekstra agar data yang akan disimpan merupakan data yang akurat. Seiring dengan berkembangnya teknologi, HRMS (Human Resource Management System) hadir untuk mempermudah mengelola data dan sumber daya manusia di sebuah perusahaan. Ini merupakan salah satu bentuk digitalisasi untuk membantu dalam menyederhanakan tugas administratif HR. Departemen HR pun dapat menyelesaikan tugas dan tanggung jawab dengan lebih praktis dan mudah. Berikut ini merupakan alasan mengapa data karyawan harus dikelola dengan baik:

1. Kontrol Data Personal Karyawan Lebih Mudah

Data karyawan yang di kelola dan tersimpan dengan baik akan lebih mudah untuk dikontrol. Masing-masing pihak baik karyawan maupun HR memiliki akses untuk dapat melihat data personal karyawan. Tentu saja akses yang diberikan pada masing-masing pihak berbeda, sehingga data yang sifatnya confidential tetap terjaga kerahasiaannya.

2. Mempermudah Evaluasi Kinerja Karyawan

Pengelolaan data karyawan yang baik akan mempermudah departemen HR dalam melakukan mengevaluasi kinerja karyawan. HR tidak perlu membongkar berkas-berkas lama untuk mencari data karyawan pada periode sebelumnya karena data dapat mudah untuk diakses kembali. Dari data tersebut, departemen HR dapat menilai bagaimana kinerja setiap karyawan dan menetapkan strategis untuk pengembangan karyawan perusahaan.

3. Perhitungan Gaji Secara Akurat

Absensi merupakan salah satu bagian dari data karyawan, oleh sebab itu absensi karyawan yang dikelola dengan baik akan memudahkan perhitungan gaji secara akurat. Faktor-faktor yang mempengaruhi gaji karyawan yang berkaitan dengan kehadiran karyawan contohnya adalah jam absensi, lembur, tunjangan, shift tertentu, dan masih banyak lagi.

Ketiga poin di atas merupakan kemudahan yang dapat dirasakan perusahaan Anda jika mengelola data karyawan dengan baik. Pengelolaan data karyawan secara digital akan membantu perusahaan meninggalkan cara lama atau manual menuju cara baru yang lebih efisien dalam mengelola karyawan. Salah satu bentuk digitalisasi pada departemen HR, PhinCon menghadirkan Pegaw.ai sebagai solusi untuk memastikan departemen HR dapat melakukan pemutakhiran data karyawan dengan mudah.  Pegaw.ai dilengkapi dengan fitur Personal Pegawai yang dapat dimanfaatkan untuk mengetahui data aktual setiap karyawan secara terperinci. Sebagai anak perusahaan Phintraco Group, PhinCon memungkinkan departemen HR dengan mudah mengelola kehadiran dan cuti karyawan, penggajian, penghitungan dan pelaporan PPh21, penghitungan BPJS Ketenagakerjaan dan Kesehatan, sampai distribusi gaji ke karyawan. Pegaw.ai membantu perusahaan untuk memonitor kehadiran dan aktivitas karyawan, terutama untuk perusahaan dengan karyawan yang mobile atau tersebar di banyak lokasi kerja.

Tertarik untuk mengelola data karyawan dengan baik dengan Pegaw.ai? Hubungi kami melalui marketing@phintraco.com untuk mendapatkan informasi selengkapnya mengenai Pegaw.ai.

Related article: AI-based Technologies that Can Be Implemented in Businesses

Baca juga: Ciri Pengelolaan Administrasi HR yang Efisien